最近は資料請求やOB・OGとの連絡等に電子メールを使う機会が増えてきた。便利ではあるけれども、手紙や電話と同様にマナーは必要。自分のメールをチェックしよう。
チェックポイント
- subjectには簡潔に内容を書く。
- 特殊な記号や、半角カナ等は文字化けの可能性があるので使わない。
- 自分の名前は必ずフルネームで入れる。
- 手紙と同じように考えて、丁寧な言葉使いで書く。
- 内容を整理して、要点をまとめて書く。
- 誤字、脱字には十分注意する。
- 送信先のアドレスは送信前に再確認。
- 相手からの返事には必ず返信する。
例：資料請求の場合
To: xxxxx@aaa.co.jp
From: xxxxx@aaa.aaaa.ne.jp
Subject: 資料請求のお願い
○○○○株式会社 人事部人事課
○○ ○○ 様 ←※1
拝啓 ←※2
突然のメールで失礼いたします。
はじめまして、私は○○大学経済学部3年の○○○○と申します。 ←※3
私は現在、就職活動において企業研究を行っておりますが、
御社の△△計画など、ITに関する事業展開に非常に興味が惹かれました。
さらに御社について詳しく勉強させて頂きたいと思いましたので、
詳しい資料がございましたら1部お送り願えませんでしょうか。
ご多忙のおり、まことにお手数とは存じますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具 ←※2
○○大学経済学部経済学科3年 ○○○○（ふりがな）
住所：滋賀県大津市京町1丁目2-3 大津マンション103号 ←※4
電話番号：077-123-4567
携帯番号：090-1234-5678
E-mail：xxxxx@aaa.aaaa.ne.jp
◎メールにて資料請求する場合、事前に企業のホームページ等に資料請求用の
フォーマットの有無を確認しておく。
※1
部署名のみの場合は「御中」をつける。
※2
「拝啓」で始まれば「敬具」で締める。メールでも付けておいた方が間違いない。
※3
自己紹介をしておいてから本題に入る。
※4
住所、電話番号、携帯番号、E-mailも忘れずに書く。住所はマンション名などは略さない方が良い。
◆先輩の連絡先を知る方法
まずは、大学の就職課で調べることができる。特にクラブ、サークル、ゼミなどの先輩であれば、なお心強い。あと、その企業の人事部から紹介してもらえることもあるので、問い合わせてみる価値あり。もし先輩が希望の企業にいなくても人事部に問い合わせれば、違う大学の人でも話を聞くことができるかもしれない。
◆先輩訪問時の注意点
相手は社会人で、当然のことながらいつもと変わりなく仕事をしている。だから、アポなしで訪問する事は当然してはいけない。必ず事前に電話やメール等で相手の都合を確認して、日時を約束する。もちろん、約束の日時は厳守。その電話をする際も、出退社や昼休みの前後など多忙な時間帯を避けて、相手が電話に出た時は「今、お時間よろしいでしょうか？」と一言、相手の時間の有無を確認する。
訪問時は限られた時間内で、多くの情報を引き出さなくてはならない。あらがじめ質問事項などを用意しておいた方が良い。
また、出来れば複数の先輩方から話を聞いた方が良い。勤務年数や部署、年齢などが違った人たちから話が聞ければ、さらに良いだろう。
敬語には「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」の3種類あることは知っていると思う。それらを上手く使いこなせてるかどうかが問題。正しく使えないと、常識がない人と認識される。あなたは大丈夫？
次の文のおかしな所を考えてみよう。
- 何でもうかがってください。
- どうぞいただいてください。
- ○○課長はおりますか？
- その書類をくださいませんでしょうか？
- 御社から書類が参りました。
- 「うかがう」は自分が「行く」「聞く」ことに使う謙譲語。この場合は「何でもお尋ねください」が適切。
- 「いただく」も自分が「もらう」ことに使う謙譲語。この場合は「どうぞお受け取りください」が正しい。
- 「おりますか」は「いらっしゃいますか」の誤用。「おられますか」よりも「いらっしゃいますか」の方が敬意を表しており、後者の方が適切。
- 「ください」は丁寧語なので、敬意の表現が不十分。「その書類をいただけないでしょうか？」が正しい。
- 「参る」も自分が「行く」「来る」ことに使う謙譲語。「御社から書類をいただきました。」が正しい。
敬語も大切だが、若者が使う流行の言葉が出ないようにするのも大切。「超〜」「っていうか〜」「〜みたいな」等の言葉や、語尾を伸ばした話し方も避けておくべきだ。これは知らず知らずのうちに出る可能性があるので、普段から直すように心がけた方が良い。
就職活動中に電話は欠かすことができない。資料請求、会社訪問のアポ、内定辞退のお詫びの電話等々。電話は声だけで相手の表情、しぐさが見えない。それだけに電話の常識やマナーを覚えておかないと、相手に与える印象は大きく変わってくるので、気をつけておこう。
◆相手の都合を確認
会社にかけて、相手が出た時は必ず「今、お話してもよろしいでしょうか？」の一言を言うこと。忙しそうにしていれば、「お忙しい時に申し訳ありませんでした。後ほどかけ直しさせていただきます。」と言って切る事も必要だ。
◆お昼は避ける
12〜13時（業種によって違ってくるが）は担当者が不在にしている確率が高い。もし、電話に出たとしても、せっかくの休み時間に電話で話をするのは相手が不快にさせてしまう。
◆相手の話を最後まで聞く
電話はどうしても緊張してしまう。それは仕方のないこと。だが、相手の話を聞く余裕は持とう。一方的に話をして終わり、では「話を聞かない人」と見られてしまう。
◆静かな場所からかける
外からかける時は騒がしい場所を避ける。相手が不快に思うばかりでなく、用件がきちんと伝わらない可能性もある。あと、携帯電話の場合は電波の届きやすい所でかけること。途中で切れたりするのは、相手を不快にさせるだけ。公衆電話の場合はテレフォンカードの残り度数や、小銭の有無も確認してからかけた方が良い。
◆はっきりと明確に答える
電話では表情が見えない分、明確に意思表示しないと分かってもらえない。イエスかノーか、明確に答えるのと同時に、語尾まできちんと話す。
◆適度なスピードで話す
電話では緊張している分、いつもより早口になりやすい。それを押さえるのは、なかなか難しいかもしれないが、なるべく落ち着いて、はっきり話す事を心がけよう。
◆敬語の使いすぎに注意
失礼のないようにと思うあまりに、丁寧すぎる言葉使いになってしまう場合がある。難しい単語の羅列は控えた方が良いだろう。
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